Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist die HR Software Solutions GmbH, Adenauerplatz 1, 33602 Bielefeld, Deutschland, vertreten durch den Geschäftsführer Tasso Mitsarakis. Telefon +49 5218 9880 20, E-Mail kontakt@enoono.com.

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt. Fragen zum Datenschutz richte bitte an kontakt@enoono.com.

2. Überblick

enoono setzt keine Cookies, kein Tracking, keine Analyse- oder Werbedienste und keine Inhalte von Drittanbietern im Browser ein; dein Browser verbindet sich nur mit unserem Server und mit unserem Datenbank- und Anmeldedienst Supabase (Abschnitte 3 und 16). Schriften liefern wir selbst aus. Im Browser speichern wir nur, was für Anmeldung und Spracheinstellung technisch nötig ist (Abschnitt 17).

3. Aufruf der Website

Unsere Website läuft auf einem eigenen Server, den wir selbst betreiben; er steht in einem Rechenzentrum von IONOS in Deutschland (Abschnitt 16). Bei jedem Aufruf verarbeitet der Server technisch notwendige Verbindungsdaten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, zuvor besuchte Seite (Referrer) sowie Browser und Betriebssystem (User-Agent). Das ist nötig, um die Seiten auszuliefern und Angriffe abzuwehren. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer sicheren Bereitstellung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Fehlermeldungen der App enthalten keine IP-Adressen. Bei der Anmeldung und beim Laden von Daten und Unterlagen verbindet sich dein Browser außerdem direkt mit unserem Datenbank- und Anmeldedienst Supabase (Abschnitt 16); dabei verarbeitet Supabase dieselben Verbindungsdaten.

Zugriffsprotokolle speichern wir nicht. Die Systemprotokolle des Servers (Fehlermeldungen, abgewehrte Verbindungsversuche und Anmeldungen am Server) können IP-Adressen enthalten; der Server löscht sie automatisch nach höchstens 14 Tagen; wir werten sie nur bei Störungen oder Angriffen aus.

4. Konto und Registrierung

Für dein Konto verarbeiten wir: E-Mail-Adresse, Passwort (nur als Hashwert gespeichert, wir können es nicht lesen), Anzeigename, Land, bevorzugte Sprache, Kontotyp (Bewerber, Betrieb oder Mitarbeiter), Fassung und Zeitpunkt deiner Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen, Art und Zeitpunkt deiner Altersbestätigung (Bewerber und Mitarbeiter: mindestens 16, unter 18 mit Einverständnis der Erziehungsberechtigten; Betrieb: mindestens 18 und gewerblich handelnd), Zeitpunkt der Registrierung und den Stand der Einrichtung deines Kontos.

Bei der Anmeldung speichert unser Datenbank- und Anmeldedienst (Supabase, Abschnitt 16) die Anmeldesitzungen mit Zeitpunkt sowie technische Angaben wie IP-Adresse und Browserkennung, um Sitzungen zu verwalten und Missbrauch zu erkennen. Sitzungen enden mit der Abmeldung oder nach Ablauf der Sitzungsdauer; die Protokolle des Anmeldedienstes löscht Supabase nach höchstens 7 Tagen.

Rechtsgrundlage ist der Nutzungsvertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); für die Sitzungsdaten zusätzlich unser berechtigtes Interesse an der Sicherheit der Konten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Kontodaten speichern wir bis zur Löschung deines Kontos.

5. Profil als Bewerber

Für dein Bewerberprofil verarbeiten wir die Angaben, die du machst: Vor- und Nachname, Geburtsjahr, Staatsangehörigkeit, aktuelles Land und Ort, Kurzbeschreibung, Arbeitserlaubnis (Status, Länder, Bedarf an Visum-Unterstützung), Führerschein und Klassen, Wunschpositionen, Fähigkeiten, Sprachen mit Niveau, Qualifikationen (Bezeichnung, Aussteller, Jahr, verknüpfte Unterlage), Verfügbarkeitszeiträume, Wunschländer und -regionen, Gehaltsvorstellung (Betrag, Währung, brutto oder netto, Zeiteinheit), gewünschte Beschäftigungsarten, Wünsche zu Unterkunft und Verpflegung, ein Profilfoto sowie deinen Beschäftigungsverlauf (Betrieb, Land, Ort, Position, Zeitraum, Aufgaben, optional eine Unterlage).

Dein Profil ist zunächst ein Entwurf, den nur du siehst. Veröffentlichen kannst du es, wenn die Pflichtangaben vollständig sind; entfernst du später eine Pflichtangabe, wird es wieder zum Entwurf. Du kannst die Veröffentlichung jederzeit pausieren oder zurücknehmen.

Ein veröffentlichtes Profil finden nur angemeldete Betriebe mit aktivem Konto, und zwar anonymisiert: Vorname und Anfangsbuchstabe des Nachnamens, aktuelles Land, Wunschpositionen, Fähigkeiten, Sprachen, Bezeichnungen der Qualifikationen (ohne Aussteller, Jahr und Unterlage), Verfügbarkeit, Wunschländer und -regionen, Gehaltsvorstellung, Beschäftigungsarten, Wünsche zu Unterkunft und Verpflegung, eine Zusammenfassung deiner Arbeitserlaubnis mit den Ländern, ob du einen Führerschein hast, eine aus deinem Beschäftigungsverlauf errechnete Erfahrungsstufe, ob ein freigegebenes Foto vorhanden ist, und das Datum der Veröffentlichung. Nicht angezeigt werden Nachname, Geburtsjahr, Staatsangehörigkeit, Ort, Kurzbeschreibung, E-Mail-Adresse und das Foto selbst.

Dein Profilfoto liegt in einem privaten Speicher. Betrieben zeigen wir es derzeit nicht; ist die Einstellung „Zeige mein Foto Arbeitgebern in der Suche“ aktiv, erfahren Betriebe in der Suche nur, dass ein Foto vorhanden ist.

Für die Sortierung nach Passung (§ 9 der Nutzungsbedingungen) werden diese Angaben mit den Anforderungen einer Stelle verglichen. Das Ergebnis wird nicht gespeichert.

Rechtsgrundlage ist der Nutzungsvertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Angaben speichern wir, bis du sie änderst oder löschst, längstens bis zur Löschung deines Kontos.

6. Unterlagen

Du kannst Unterlagen als PDF, JPEG oder PNG bis 5 MB hochladen und einer Art zuordnen (Lebenslauf, Arbeitszeugnis oder Referenz, Zertifikat, Nachweis zur Arbeitserlaubnis, Sonstiges). Sie liegen in einem privaten Speicher; kein anderer Nutzer hat automatisch Zugriff.

Ein Betrieb sieht eine Unterlage nur, wenn du sie ihm im Rahmen einer Bewerbung freigibst. Er sieht sie in der Vorschau über einen Link, der 120 Sekunden gültig ist; einen Download bieten wir nicht an. Bildschirmfotos lassen sich technisch nicht verhindern. Der Zugriff endet, wenn du die Freigabe widerrufst, und spätestens 30 Tage nach Abschluss der Bewerbung. Friert unsere Moderation eine Bewerbung ein, ruht der Zugriff des Betriebs auf diese Bewerbung sowie auf Beschäftigungsverlauf und Unterlagen des Bewerbers – auch aus einer angenommenen Kontaktanfrage; eine Vorschau ist dann nicht möglich.

Unterlagen, die wir prüfen oder geprüft haben, kannst du nicht einzeln löschen, damit das Prüfergebnis nachvollziehbar bleibt; sie werden mit deinem Konto gelöscht.

Bitte lade keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten hoch (§ 4 Abs. 2 der Nutzungsbedingungen). Lädst du sie dennoch hoch, speichern wir sie nur, um sie auf deine Anweisung dem von dir gewählten Betrieb zur Ansicht bereitzustellen; du kannst sie jederzeit löschen oder die Freigabe widerrufen.

Rechtsgrundlage ist im Übrigen der Nutzungsvertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Wir speichern Unterlagen, bis du sie löschst, längstens bis zur Löschung deines Kontos.

7. Bewerbungen

Zu einer Bewerbung speichern wir Stelle, Bewerber, Betrieb, Status mit Zeitpunkten, deine Nachricht an den Betrieb (bis 1.500 Zeichen) und die Freigaben. Der Betrieb sieht deinen Anzeigenamen, das bei der Registrierung angegebene Land, deine Nachricht, deinen Beschäftigungsverlauf mit Prüfstatus und die freigegebenen Unterlagen.

Solange die Bewerbung läuft, bleibt dieser Zugriff bestehen. Wird sie abgelehnt, zurückgezogen, geschlossen oder abgeschlossen, endet der Zugriff des Betriebs auf Name, Beschäftigungsverlauf und Unterlagen nach 30 Tagen.

Für die Daten, die er im Bewerbungsverfahren erhält, ist der Betrieb selbst verantwortlich. Rechtsgrundlage für unsere Verarbeitung ist der Nutzungsvertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Bewerbungsdatensätze löschen wir derzeit nicht automatisch. Löschst du dein Konto, bleibt der Datensatz beim Betrieb ohne Namen, Nachricht und Unterlagen als „gelöschtes Konto“ erhalten.

8. Kontaktanfragen

Fragt ein Betrieb dich über die Suche an, speichern wir Betrieb, Bewerber, Status und Zeitpunkte. Vor deiner Antwort sieht der Betrieb nur die Angaben der anonymisierten Suche; du siehst Firmenname, Land, Ort, Betriebsart und Verifizierungsstatus des Betriebs.

Nimmst du an, erhält der Betrieb Zugriff auf deinen vollständigen Anzeigenamen und deinen Beschäftigungsverlauf, bis er die Anfrage zurückzieht oder eines der beiden Konten gelöscht wird. Deine E-Mail-Adresse geben wir nicht weiter.

Rechtsgrundlage ist der Nutzungsvertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Kontaktanfragen löschen wir derzeit nicht automatisch; nach Löschung eines Kontos bleibt der Datensatz ohne Namen erhalten.

9. Betriebe, Stellenanzeigen und Verifizierung

Für Betriebe speichern wir Firmenname, Betriebsart, Land, Ort, Website, Beschreibung und Ansprechpartner sowie die Stellenanzeigen. Öffentlich sichtbar sind offene Stellenanzeigen; bei nicht anonymen Anzeigen zusätzlich Firmenname, Beschreibung und Website des Betriebs. Den Ansprechpartner zeigen wir nicht öffentlich.

Zur Verifizierung reicht der Betrieb rechtlichen Namen, Handelsregister- oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, eine Bestätigung der Richtigkeit und Nachweise (PDF, JPEG, PNG oder WebP bis 5 MB) ein. Die Nachweise liegen in einem privaten Speicher; unsere Mitarbeitenden prüfen sie und halten Entscheidung und Begründung fest. Den Verifizierungsstatus sehen Bewerber bei Kontaktanfragen.

Rechtsgrundlage ist der Nutzungsvertrag mit dem Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); für Daten von Ansprechpartnern und für die Verifizierung unser berechtigtes Interesse, Bewerber vor Scheinangeboten zu schützen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wir speichern die Daten bis zur Löschung des Betriebskontos.

10. Prüfung von Bewerberangaben

Unsere Mitarbeitenden können hochgeladene Unterlagen und Angaben zum Beschäftigungsverlauf prüfen. Dafür sehen sie dein Profil, deine Unterlagen und deinen Beschäftigungsverlauf. Das Ergebnis (geprüft, abgelehnt oder Rückfrage) halten wir mit Begründung fest; den Prüfstatus siehst du bei der jeweiligen Unterlage bzw. Station deines Beschäftigungsverlaufs. Geprüfte Angaben lassen sich danach nicht mehr ändern.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an verlässlichen Angaben auf der Plattform (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wir speichern das Ergebnis bis zur Löschung deines Kontos.

11. Bewertungen

Nach einer abgeschlossenen Beschäftigung können beide Seiten einander bewerten (1 bis 5 Sterne und Text). Wir speichern Verfasser, Bewerteten, Bewerbung, Bewertung, Text, Zeitpunkt und gegebenenfalls Moderationsentscheidung und Begründung. Bewertungen sehen nur die beiden Beteiligten sowie – zur Moderation – unsere Mitarbeitenden.

Rechtsgrundlage ist der Nutzungsvertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Bewertungen löschen wir derzeit nicht automatisch; nach Löschung des Kontos des Verfassers bleiben sie ohne Verknüpfung mit dessen Konto erhalten.

12. Meldungen, Support, Einsprüche und Moderation

Zu Meldungen, Support-Anfragen und Einsprüchen speichern wir die einreichende Person, Gegenstand, Kategorie, Beschreibung, Status, Nachrichten und Entscheidung. Zu Moderationsmaßnahmen speichern wir Art, Gegenstand, betroffene Person, Begründung, handelnde Mitarbeitende und Zeitpunkte; Entscheidungen und das Moderationsprotokoll lassen sich nachträglich nicht ändern.

Rechtsgrundlage ist, soweit wir Pflichten aus dem Digital Services Act erfüllen (Meldungen, Begründungen, Einsprüche, Art. 16, 17 und 20), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, im Übrigen unser berechtigtes Interesse an einer sicheren, missbrauchsfreien Plattform (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Wir bewahren diese Vorgänge auf, solange sie zum Nachweis unserer Entscheidungen, für Einsprüche und zur Abwehr von Ansprüchen erforderlich sind. Eine automatische Löschung ist derzeit nicht eingerichtet. Nach Löschung eines Kontos bleiben die Vorgänge ohne Verknüpfung mit dem Konto erhalten.

13. Protokoll der Verwaltung

Handlungen unserer Mitarbeitenden in der Verwaltung – etwa Moderations- und Prüfentscheidungen, die Bearbeitung von Datenschutzanträgen, Beginn und Ende ihrer Sitzungen – protokollieren wir unveränderlich mit Zeitpunkt, handelnder Person, betroffenem Datensatz und Grund. Inhalte wie Beschreibungen und Bewertungstexte übernehmen wir dabei nicht.

Rechtsgrundlage ist unsere Pflicht, die Einhaltung des Datenschutzes nachweisen zu können (Art. 5 Abs. 2, Art. 24 DSGVO), und unser berechtigtes Interesse an nachvollziehbaren Entscheidungen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Das Protokoll bleibt auch nach Löschung eines Kontos erhalten; eine automatische Löschung ist derzeit nicht eingerichtet.

14. Datenschutzanträge

Unter „Kontoeinstellungen“ kannst du Anträge auf Auskunft und Kopie deiner Daten, Berichtigung, Einschränkung oder Löschung stellen (höchstens drei innerhalb von 24 Stunden; per E-Mail jederzeit). Wir speichern Art, Beschreibung, Vorgangsnummer, Status, Antwortfrist und den Nachweis der Erledigung. Die Anträge bearbeiten berechtigte Mitarbeitende.

Wir beantworten Anträge innerhalb eines Monats (Art. 12 Abs. 3 DSGVO); in der Plattform zeigen wir dir dafür ein Antwortdatum 30 Tage nach Eingang an.

Rechtsgrundlage ist unsere gesetzliche Pflicht (Art. 6 Abs. 1 lit. c i. V. m. Art. 12 bis 22 DSGVO). Anträge bleiben zum Nachweis auch nach Löschung des Kontos ohne Verknüpfung mit dem Konto erhalten.

15. Löschung deines Kontos

Unter „Kontoeinstellungen“ kannst du dein Konto jederzeit selbst löschen; bei einer Sperre schreib uns dafür eine E-Mail. Die Löschung wirkt sofort: Wir löschen Anmeldedaten, Profil, Unterlagen und alle hochgeladenen Dateien (auch Profilfoto und Verifizierungsnachweise), Beschäftigungsverlauf, Freigaben und Benachrichtigungen und leeren deine Nachrichten in Bewerbungen.

Erhalten bleiben, ohne Verknüpfung mit deinem Konto und als „gelöschtes Konto“ angezeigt: Bewerbungen und Kontaktanfragen beim Betrieb (ohne Namen), abgegebene Bewertungen, Meldungen, Moderationsvorgänge und -entscheidungen sowie Datenschutzanträge. Das Protokoll der Verwaltung (Abschnitt 13) bleibt unverändert. Stellenanzeigen eines gelöschten Betriebs bleiben ohne Verknüpfung mit dem Konto gespeichert, sind aber nicht mehr öffentlich sichtbar.

16. Empfänger und Dienstleister

Andere Nutzer erhalten Daten nur in dem oben beschriebenen Umfang. Behörden erhalten Daten nur, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

Hosting: Unseren Server betreiben wir selbst; Rechenzentrum und Hardware stellt IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, Deutschland. Standort des Rechenzentrums: Deutschland (Frankfurt).

Datenbank, Anmeldung und Dateispeicher: Supabase Inc., 970 Toa Payoh North #07-04, Singapur 318992. Speicherort: Dublin, Irland (eu-west-1). Die Daten liegen in der Europäischen Union. Für Zugriffe von außerhalb der EU stützen wir uns auf Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

E-Mails zur Anmeldung (Bestätigung der Adresse, Zurücksetzen des Passworts, Einladungen von Mitarbeitenden): Diese E-Mails versendet in unserem Auftrag IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, Deutschland; Verarbeitungsort: Deutschland.

E-Mail-Kontakt: Unser Postfach kontakt@enoono.com betreibt in unserem Auftrag IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, Deutschland; Verarbeitungsort: Deutschland.

Mit allen Dienstleistern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

17. Speicher im Browser

Wir setzen keine Cookies. Im lokalen Speicher deines Browsers liegen nur:

• „enoono-locale“: deine gewählte Sprache, bis du sie änderst; hast du keine gewählt, die Sprache der ersten Seite mit Sprachkürzel (/de, /en, /el), die du aufrufst
• „sb-…-auth-token“: deine Anmeldesitzung bei enoono, bis du dich abmeldest
• „enoono-admin-auth“: nur für Mitarbeitende, die Sitzung in der Verwaltung
• „enoono.workspace“ und „enoono.sidebar“: der zuletzt gewählte Arbeitsbereich und ob die Seitenleiste aufgeklappt ist, bis du sie änderst
• „enoono.wishes.<Konto>.<Phase>“: deine noch nicht gesendeten Dienstwünsche einer Wunschphase (Tage und Wahl); der Entwurf wird beim Senden und beim Abmelden gelöscht
• „enoono.draft.<Konto>.<Formular>“: deine noch nicht gespeicherten Eingaben im Bewerberprofil, damit sie beim versehentlichen Verlassen der Seite nicht verloren gehen; gelöscht beim Speichern, beim Verwerfen und beim Abmelden
• „enoono.password-recovery“ (Sitzungsspeicher): ein Merker, dass du einen Link zum Zurücksetzen des Passworts geöffnet hast, bis das Passwort geändert oder der Tab geschlossen ist

Diese Einträge sind für den von dir gewünschten Dienst unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG); eine Einwilligung ist dafür nicht nötig. Rechtsgrundlage für die damit verbundene Verarbeitung ist der Nutzungsvertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

18. Minderjährige

Bewerber müssen mindestens 16 Jahre alt sein; zwischen 16 und 17 Jahren nur mit Einverständnis der Erziehungsberechtigten. Betriebskonten setzen ein Alter von mindestens 18 Jahren voraus. Wir verarbeiten die Daten Minderjähriger auf Grundlage des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), nicht auf Grundlage einer Einwilligung. Erfahren wir, dass ein Konto einer Person unter 16 Jahren gehört, löschen wir es.

19. Pflicht zur Bereitstellung, keine automatisierte Entscheidung

Die Angaben bei der Registrierung brauchen wir für den Nutzungsvertrag; ohne sie kannst du kein Konto anlegen. Profilangaben sind freiwillig; Pflichtangaben brauchst du nur, um ein Profil zu veröffentlichen.

Eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Die Passung sortiert Suchergebnisse nur; entscheiden tun Menschen.

20. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Eine Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3).

Anträge stellst du unter „Kontoeinstellungen“ oder per E-Mail an kontakt@enoono.com.

Du kannst dich außerdem bei einer Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO), etwa in dem Mitgliedstaat, in dem du lebst. Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, www.ldi.nrw.de.

21. Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Verarbeiten wir Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), kannst du aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die deine Interessen überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

22. Sprache und Änderungen

Maßgeblich ist die deutsche Fassung dieser Erklärung. Ändert sich die Verarbeitung, passen wir die Erklärung an; die jeweils aktuelle Fassung steht auf dieser Seite.

23. Schichtplanung

Betriebe können in enoono Schichten planen. Für die Daten ihres Teams ist der jeweilige Betrieb Verantwortlicher; wir verarbeiten sie in seinem Auftrag (Art. 28 DSGVO, Auftragsverarbeitungsvertrag, den der Inhaber vor der ersten Nutzung annimmt). Die Rechtsgrundlage bestimmt der Betrieb, in der Regel das Beschäftigungsverhältnis. Über die Verarbeitung im Team informiert dich der Betrieb (Art. 13, 14 DSGVO). Fragen dazu richtest du am besten an den Betrieb; Anfragen, die uns erreichen, leiten wir weiter. Für dein Konto selbst bleiben wir Verantwortlicher (Abschnitt 4).

Im Team speichern wir Betrieb, Rolle (Inhaber, Planer, Mitarbeiter), Herkunft der Mitgliedschaft (Betriebskonto, über enoono eingestellt, eingeladen), Status mit Ein- und Austrittszeitpunkt und optional das Geburtsjahr, das ein Planer selbst einträgt; es dient nur den Hinweisen zum Jugendarbeitsschutz, die rechtliche Orientierung und keine Rechtsberatung sind. Planer sehen Anzeigename, Rolle, Herkunft, Status, dieses Geburtsjahr und Verfügbarkeiten, die E-Mail-Adresse nur bei eingeladenen Personen. Dein Bewerberprofil und deine Unterlagen fließen nicht in die Schichtplanung. Setzt ein Betrieb, der den Auftragsverarbeitungsvertrag angenommen hat, deine Bewerbung auf „eingestellt“, wirst du automatisch Mitarbeiter in seinem Team (auch bei Einstellungen, die bei der Annahme schon bestehen); vorher wirst du nicht automatisch Mitglied. Endet die Einstellung, trittst du automatisch aus, es sei denn, du bist über eine Einladung Mitglied oder wurdest als Planer eingesetzt.

Planer können Personen per E-Mail einladen. Wir speichern dazu die Adresse und einen Prüfwert des Einladungscodes; die Adresse löschen wir, sobald die Einladung angenommen, zurückgenommen oder nach 14 Tagen abgelaufen ist; im Versandauftrag der Einladungs-E-Mail bleibt sie bis zu 30 Tage nach dem Versand. Annehmen kann die Einladung nur ein Bewerber- oder Mitarbeiterkonto mit der eingeladenen, bestätigten E-Mail-Adresse; Betriebskonten können keinem Team beitreten. Über die Einladung kann ein Mitarbeiterkonto angelegt werden (Anzeigename, E-Mail-Adresse, Passwort, Land, Sprache, Zustimmung und Altersbestätigung: mindestens 16 Jahre, unter 18 mit Einverständnis der Erziehungsberechtigten), ohne Bewerberprofil.

Zu Schichten speichern wir Zeiten, Pause, Einsatzort, Position, Bedarf, Notiz, Status und wer sie angelegt oder geändert hat; zu Zuordnungen die Person, den Status und Gründe; zu Verfügbarkeiten die Zeiträume, die du selbst einträgst. Schichten können abgesagt, aber nicht einzeln gelöscht werden. Jede Änderung an Schichten, Zuordnungen, Team und Verfügbarkeiten steht unveränderlich im Protokoll des Betriebs (wer, wann, was, vorher und nachher); Planer des Betriebs können es einsehen. Schichtarten sind Vorlagen des Betriebs (Name, Zeiten, Pause, Farbe, Bedarf, Einsatzort, Position) und enthalten keine Personendaten.

Über Ereignisse informieren wir in der App. Per E-Mail kommen nur: an die betroffene Person neue, geänderte, abgesagte oder aufgehobene Zuordnungen und die Entscheidung über ihre Anfragen zu offenen Schichten; an Mitglieder des Teams (außer dem Inhaber) neue offene Schichten der nächsten 14 Tage (höchstens eine E-Mail am Tag, nur Schichten, die beim Versand noch offen sind); an Planer nur neue Anfragen; an eingeladene Adressen die Einladung. Nur in der App, ohne E-Mail, erfahren Planer von Antworten auf Vorschläge, zurückgezogenen Zusagen, Austritten aus dem Team und angenommenen Einladungen. Die E-Mails nennen Betrieb, Zeit, Einsatzort, Position und gegebenenfalls den Grund, den der Planer oder die Person angegeben hat; Namen anderer Personen setzt die Plattform nicht ein. Sie werden über eine Warteschlange verschickt, über denselben E-Mail-Dienst wie die E-Mails zur Anmeldung (Abschnitt 16). E-Mails je Kategorie kannst du unter Profil → Einstellungen abbestellen (Planer und Inhaber: Einstellungen → Benachrichtigungen per Mail); Einladungen nicht.

Versandaufträge für E-Mails (Empfängeradresse, Name des Betriebs und die Angaben für die E-Mail) löschen wir spätestens 30 Tage nach dem Versand, dem endgültigen Fehlschlag oder dem Abbruch, gelesene Benachrichtigungen 180 Tage nach dem Lesen und interne Merker für Sammelmails, sobald die Schicht vorbei oder abgesagt ist oder die Person nicht mehr im Team ist. Ungelesene Benachrichtigungen bleiben bis zur Löschung deines Kontos oder des Betriebskontos. Team, Schichten, Zuordnungen, Verfügbarkeiten und Protokoll speichern wir, solange das Betriebskonto besteht; der Austritt aus einem Team löscht nichts, damit der Betrieb nachweisen kann, wer wann wo eingeplant war. Löscht ein Betrieb sein Konto, löschen wir alle Daten seiner Schichtplanung einschließlich der Benachrichtigungen und der Versandaufträge für E-Mails, auch der noch nicht versendeten; aus Sammelmails mit Schichten mehrerer Betriebe entfernen wir seine Schichten. Eine Ausfuhr der Schichtdaten bietet die App derzeit nicht an. Auskunft und eine Kopie deiner Daten im Team erhältst du vom Betrieb; Anfragen, die uns erreichen, leiten wir an ihn weiter und unterstützen ihn bei der Antwort.

Löschst du dein Konto, trittst du aus allen Teams aus: zukünftige Zuordnungen werden aufgehoben, deine Verfügbarkeiten, Benachrichtigungen und Versandaufträge gelöscht, und in Schichten, im Protokoll und in Benachrichtigungen an andere erscheinst du nur noch als „gelöschtes Konto“.

24. Zeiterfassung

Betriebe können in enoono die tatsächliche Arbeitszeit ihres Teams erfassen. Für diese Daten ist der jeweilige Betrieb Verantwortlicher; wir verarbeiten sie in seinem Auftrag (Art. 28 DSGVO, Auftragsverarbeitungsvertrag). Zweck sind der Nachweis der Arbeitszeit, die gesetzlichen Aufzeichnungspflichten des Betriebs (zum Beispiel § 16 Abs. 2 ArbZG, § 17 MiLoG) und seine Lohnabrechnung. Die Rechtsgrundlage bestimmt der Betrieb, in der Regel eine rechtliche Verpflichtung und das Beschäftigungsverhältnis.

Wir speichern Beginn, Ende und Pausen deiner Arbeitszeit als Zeit des Servers (nicht deines Geräts), den Bezug zur geplanten Schicht, Status und Merker (etwa „Ende fehlt“ oder „ungeplant“), wer einen Eintrag bestätigt, freigegeben oder verworfen und wer einen Monat abgeschlossen oder wieder geöffnet hat (jeweils mit Zeitpunkt), Korrekturen mit Grund sowie alten und neuen Werten, bei einem verworfenen Eintrag den Grund, bei einem erledigten oder abgelehnten Korrekturwunsch die Notiz und bei einem wieder geöffneten Monat den Grund (jeweils Freitext des Planers oder Inhabers), bei einem bestätigten ungeplanten Eintrag Einsatzort und Position, deine Korrekturwünsche mit Kommentar, die Personalnummer, die ein Planer einträgt, und ein Protokoll der Exporte (Monat, Format, Anzahl der Mitarbeiter, vorläufig oder nicht). Wir erfassen keinen Standort und keine Gerätekennung zur Stempelung.

Du siehst deine eigenen Einträge mit Status, Korrekturen und Korrekturwünschen, auch nach einem Austritt aus dem Team. Planer und Inhaber des Betriebs sehen alle Einträge des Betriebs und exportieren sie als CSV oder PDF für die Lohnabrechnung; die Exporte liegen danach beim Betrieb.

Über Ereignisse der Zeiterfassung informieren wir in der App. Per E-Mail kommen nur: an dich, wenn das Ende deiner Arbeitszeit als fehlend markiert wurde; an Planer und Inhaber, wenn bei einem Eintrag das Ende fehlt, wenn ein Korrekturwunsch eingeht und wenn ein Monat wieder geöffnet wurde. Nur in der App, ohne E-Mail, erfährst du, dass ein Eintrag korrigiert, nachgetragen oder verworfen wurde, dass dein Korrekturwunsch erledigt oder abgelehnt wurde und dass ein Monat abgeschlossen oder wieder geöffnet wurde; Planer erfahren nur in der App, dass jemand ohne geplante Schicht eingestempelt hat. Die E-Mails nennen Betrieb, Datum, Uhrzeit und einen Link, keine Namen anderer Personen. Die E-Mail über einen wieder geöffneten Monat enthält zusätzlich den Grund (Freitext), den der Inhaber beim Öffnen angegeben hat. E-Mails der Kategorie Zeiterfassung kannst du unter Profil → Einstellungen abbestellen (Planer und Inhaber: Einstellungen → Benachrichtigungen per Mail); die Benachrichtigung in der App bleibt.

Zeiteinträge löschen wir mit Pausen, Korrekturwünschen, Monatsabschluss, den zugehörigen Protokolleinträgen und Benachrichtigungen automatisch 2 Jahre nach dem Ende des Monats, in dem der Eintrag beginnt (Einträge vom Oktober 2026 zum Beispiel am 1. November 2028), für abgeschlossene und nicht abgeschlossene Monate gleich. Löscht der Betrieb sein Konto, löschen wir alle Zeitdaten sofort. Löschst du dein Konto, bleiben deine Einträge beim Betrieb bis zum Ende der Frist und erscheinen als „gelöschtes Konto“ mit der Personalnummer. Längere Aufbewahrungspflichten für Lohnunterlagen erfüllt der Betrieb über seine Exporte.

25. Wunschdienstplan

Betriebe können in enoono je Monat eine Wunschphase öffnen, in der Mitarbeiter und Planer ihre Dienstwünsche abgeben. Für diese Daten ist der jeweilige Betrieb Verantwortlicher; wir verarbeiten sie in seinem Auftrag (Art. 28 DSGVO, Auftragsverarbeitungsvertrag). Zweck ist die Dienstplanung des Betriebs. Die Rechtsgrundlage bestimmt der Betrieb, in der Regel das Beschäftigungsverhältnis.

Wir speichern je Tag deinen Wunsch (eine Schichtart des Betriebs, „egal“ oder „kann nicht“), den Zeitpunkt des Sendens, die Freigabe (wer, wann) und die daraus entstandene Zuordnung, zur Wunschphase Monat, Frist und Status. Es gibt kein Freitextfeld und keinen Grund für „kann nicht“; Wünsche enthalten also keinen Freitext, und wir erheben keine Gründe, etwa Gesundheitsangaben.

Deine Wünsche siehst du selbst in der App, solange du zum Team gehörst; nach einem Austritt siehst du sie dort nicht mehr, Auskunft bekommst du dann über den Betrieb oder auf Anfrage. Außerdem sehen sie die Planer und der Inhaber des Betriebs. Wünsche sind unverbindlich. Gibt ein Planer einen Wunsch frei, bist du für diese Schicht verbindlich eingeplant, ohne noch einmal zu bestätigen; du kannst sie wie jede Schicht zurückziehen.

Über den Wunschdienstplan informieren wir in der App. Per E-Mail kommen nur: an Mitarbeiter und Planer des Teams, wenn eine Wunschphase zum ersten Mal geöffnet wird (Kategorie Wunschdienstplan, abbestellbar), und an dich, wenn deine Wünsche freigegeben und die Schichten veröffentlicht wurden (Kategorie Schichten, mehrere Tage in einer E-Mail). Die E-Mails nennen Betrieb, Monat, Frist bzw. Tage, Schichtart, Beginn und Ende der Schichten und einen Link, keine Namen anderer Personen. Für eine geänderte Frist, eine geschlossene oder wieder geöffnete Phase und für das Senden deiner Wünsche gibt es keine Benachrichtigung.

Wünsche löschen wir mit der Wunschphase, den zugehörigen Protokolleinträgen und Benachrichtigungen automatisch 3 Monate nach dem Ende des Wunschmonats (Wünsche für November 2026 zum Beispiel am 1. März 2027), sofort bei der Löschung deines Kontos oder des Betriebskontos. Zuordnungen, die aus freigegebenen Wünschen entstanden sind, bleiben wie andere Schichtdaten gespeichert (Abschnitt 23).